Informativa Privacy Chatbot Omegor

Chi è il Titolare del trattamento?

Come posso contattarlo?

1. Quali sono i trattamenti che vengono svolti attraverso il sistema di chatbot AI? E quali sono le basi giuridiche, le finalità ed i tempi di conservazione?

Interazione con sistema automatizzato

Il servizio è erogato mediante un sistema di assistenza automatizzata basato su intelligenza artificiale (chatbot).

L'interessato è informato, all'inizio della conversazione, della natura automatizzata dell'interazione, nonché della possibilità di interrompere la conversazione o richiedere l'intervento di un operatore umano.

I dati personali sono trattati nell'ambito del servizio di assistenza automatizzata mediante sistema chatbot, secondo le seguenti finalità.

Gestione della richiesta dell'interessato e attività precontrattuali

Nel corso dell'interazione, il sistema raccoglie i dati necessari alla gestione della richiesta formulata dall'interessato nell'ambito del servizio di assistenza clienti.

In tale contesto sono trattati dati identificativi e di contatto (quali numero di telefono e, se forniti, nome e cognome), nonché le informazioni comunicate nel corso della conversazione strettamente necessarie alla gestione della richiesta.

Il trattamento è necessario all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato e/o sull'adempimento contrattuale ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della richiesta e, ove applicabile, per la successiva fase precontrattuale e contrattuale e comunque per un periodo non superiore a 6 mesi.

Ricontatto e gestione della richiesta da parte di operatori

Nel caso in cui l'interessato richieda di essere ricontattato o la natura della richiesta renda necessario l'intervento umano, i dati raccolti tramite chatbot sono utilizzati per consentire la presa in carico della richiesta da parte degli operatori.

Tale attività costituisce la naturale prosecuzione della richiesta formulata e si fonda sull'articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

Il ricontatto è limitato alla gestione della specifica richiesta e non comporta l'invio di comunicazioni promozionali non richieste.

La cancellazione del dato avviene dopo massimo 6 mesi dalla raccolta del dato.

Natura del trattamento e utilizzo di sistemi automatizzati

Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti informatici e sistemi automatizzati, inclusi sistemi di intelligenza artificiale.

L'interessato è informato che sta interagendo con un sistema automatizzato.

La chatbot non adotta decisioni automatizzate con effetti giuridici o analoghi significativi ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.

2. Cosa altro devo sapere?

I dati personali sono trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, nonché mediante l'adozione di misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza idoneo al rischio, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679.

Il trattamento è effettuato mediante strumenti informatici e sistemi automatizzati, nel rispetto delle finalità sopra indicate.

I dati non sono oggetto di diffusione.

L'interessato non è sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.

3. A chi verranno comunicati i miei dati?

I dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi fornitori di servizi tecnologici e informatici funzionali all'erogazione del servizio, inclusi fornitori di piattaforme per la gestione delle comunicazioni e dei sistemi di interazione vocale. Tali soggetti operano, di norma, in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, sulla base di specifiche istruzioni impartite dal Titolare.

L'elenco aggiornato dei soggetti che trattano dati per conto del Titolare è disponibile su richiesta.

4. Qual è il luogo di conservazione e di trasferimento dei dati?

La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server ubicati all'interno e all'esterno dell'UE. Il Titolare del trattamento garantisce che il trasferimento extra UE avviene in conformità agli artt. 44-47 Capo V del GDPR mediante la sottoscrizione di clausole contrattuali standard e/o attraverso le Decisioni di adeguatezza della Commissione UE.

5. Quali sono i miei diritti e come posso esercitarli?

a) Diritti dell'interessato

L'utente, nella sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all'art. 15 e ss. del Regolamento e precisamente:

1. DIRITTO DI ACCESSO (art. 15 GDPR) L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. DIRITTO DI RETTIFICA (art. 16 GDPR) L'interessato ha diritto ad ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e anche l'integrazione di quelli incompleti.

3. DIRITTO DI CANCELLAZIONE (art. 17 GDPR) L'interessato ha diritto ad ottenere la cancellazione dei dati personali in presenza di particolari motivi come la revoca del consenso, l'opposizione al trattamento o se i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per i quali sono stati raccolti e trattati o in caso di trattamento illecito. Non sempre sarà possibile procedere a cancellazione ma certamente sarà onere del titolare del trattamento fornire adeguata motivazione.

4. DIRITTO DI LIMITAZIONE DEL TRATTAMENTO (art. 18 GDPR) L'interessato ha diritto di ottenere la limitazione del trattamento in presenza di ipotesi particolari come, per esempio, nel caso di richiesta di rettifica o opposizione durante il tempo di valutazione delle richieste.

5. DIRITTO ALLA PORTABILITÀ (art. 20 GDPR) Se il trattamento si basa sul consenso o sul contratto ed è effettuato con strumenti automatizzati, l'interessato può riceverli in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo o chiedere di trasmetterli ad altro titolare.

6. DIRITTO DI OPPOSIZIONE (art. 21 GDPR) L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano per il perseguimento di finalità non contemplate dall'art. 2. L'utente può formulare una richiesta di opposizione nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l'opposizione: il Titolare si riserva di valutare l'istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell'utente.

7. DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO L'interessato ha diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente ex articolo 77 del GDPR qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.

b) Modalità di esercizio

L'interessato in qualsiasi momento può esercitare i diritti di cui all'articolo precedente contattando il Titolare all'indirizzo email privacy@uganutraceuticals.com.